PSB Rumah Sakit adalah suatu gerakan yang dimulai tahun 2004 untuk meningkatkan mutu pelayanan, patients safety dan efisiensi manajemen rumah sakit di Indonesia, rumah sakit pemerintah maupun rumah sakit swasta.

Gerakan ini dimulai dengan melaksanakan percobaan penggunaan pendekatan PSBHospitals di Program Studi Kajian Administrasi Rumah Sakit Universitas Indonesia oleh mahasiswa di sejumlah rumah sakit di daerah Jabotabek. Kegiatan ini adalah dalam rangka mahasiswa KARS-UI menjalankan residensi mereka di rumah sakit tersebut.

Hasilnya di luar dugaan oleh karena dalam waktu residensi yang lamanya 3 bulan, mahasiswa dapat mengatasi berbagai masalah rumah sakit. Keuntungan bagi mahasiswa adalah bahwa mehasiswa memperoleh real life experience untuk mengatasi masalah rumah sakit. Untuk rumah sakit keuntungannya adalah bahwa berbagai masalah rumah sakit yang biasanya sudah lama, dalam waktu 3 bulan sebagian atau seluruhnua dapat diatasi.

Berdasarkan pengalaman tersebut pendekatan PSB Rumah Sakit mulai dipromosikan ke rumah sakit di Indonesia. Pada saat ini lebih dari 136 rumah sakit sudah melaksanakan PSBHospitals. Pendekatan PSB Rumah Sakit kemudian juga telah dilaksanakan di 3 rumah sakit Vietnam dan 25 rumah sakit di Lesotho, Afrika.

Falsafah Dasar PSB Rumah Sakit

1. Problem Solving harus simple, interesting, exciting, rewarding dan fun.
2. Individu yang mengalami suatu masalah harus mengatasi masalahnya sendiri.
3. Hanya gunakan ide baru untuk mengatasi masalah.
4. Jangan memilih masalah yang tidak dapat diatasi.
5. Masalah harus nyata dan tidak dibuat-buat.
6. Mulai atasi masalah kecil karena masalah yang lebih besar akan dapat diatasi dengan lebih mudah.
7. Gunakan sumber daya yang tersedia untuk mengatasi masalah.
8. Sinambungkan intervensi masalah yang sukses dan replikasi ke unit lain di rumah sakit.

Dari Pengalam YIMS di berbagai rumah sakit di indonesia dan juga di luar negeri, tidak ada satupun rumah sakit yang tidak mempunyai masalah manajemen. Masalah manajemen berkisar di sekiling masalah:

1. Visi, misi, tujuan dan strategi pengembangan dan strategi busines rumah sakit dibuat beberapa tahun lalu sekarang sudah tidak cocok lagi.
2. Statuta rumah sakit, hospital by-laws dan medical by-laws yang mengahambat pengoperasian rumah sakit.
3. Struktur organisasi, tata hubungan kerja antar unit dan job description yang tidak jelas.
4. Standard Operasional Procedures (SOP) yang tidak sesuai atau yang tidak dijalankan.
5. Kepemimpinan dan motivasi yang kurang menunjang pengembangan rumah sakit

YIMS mempunyai pengalaman untuk membantu rumah sakit dan institusi lain dalam mengatasi masalah manajemen yang mereka hadapi. Pendekatan yang digunakan dalam mengatasi berbagai masalah manajemen tersebut adalah dengan pendekatan pemberdayaan (empowerment).

Hal ini berarti bahwa manajemen dan staf rumah sakit yang akan mengatasi masalah dan meningkatkan manajemen rumah sakit mereka sendiri dengan bantuan dari para fasilitator dan associates YIMS.

Pendekatan ini ternyata jauh lebih ampuh, berhasil dan sinambung dibandingkan dengan meminta manajemen dan staf rumah sakit  untuk menjalankan suatu sistem yang dikembangkan di luar rumah sakit untuk dijalankan di rumah sakit.

• YIMS melaksanakan asesmen dari seluruh rumah sakit atau bagian rumah sakit yang ingin ditingkatkan. Assessment berupa assessment dokumen dan interview dengan para manajer dan pelaksana terkait.
• YIMS mempresentasikan hasil assesmen dan rencana tindak lanjut yang akan dilaksanakan. Apabila rumah sakit setuju dengan hasil assessment dan rencan tindak lanjut, akan dilakukan intervensi.
• Tergantung situasi dan kondisinya.

Contoh Intervensi :

Masalah

Proses / Intervensi

Visi, misi, tujuan dan strategi pengembangan, business plan RS

Visioning exercises bersama stakeholder & manajer RS:

• Menganalisa pasar dan competitor
• Menentukan arah dan strategi RS

• Statuta RS, hospital by-laws, medical by-laws
• Struktur organisasi, tata hubungan kerja, job description

Indepth discussion bersama stakeholder, ahli hukum dan manajer RS:

• Perubahan aspek legal
• Perubahan struktur organisasi
• Perubahan berbagai kebijakan

• SOP belum lengkap, tidak sesuai atau tidak dijalankan
• Kepemimpinan atau motivasi yang kurang menunjang pengembangan RS

• Pendekatan pemberdayaan melalui pelatihan dan perubahan perilaku
• Leadership dan motivational exercises

Lama waktu intervensi tergantung dari luas dan kompleksnya masalah yang ingin diatasi. Lama waktu minimal 3 bulan untuk masalah yang relatif terbatas.  Besar biaya akan di bicarakan dengan pihak rumahsakit.

Pelatihan for Better Hospitals

Pengalaman dari hampir semua rumah sakit dalam mengirimkan stafnya untuk mengikuti berbagai training yang diadakan oleh fihak lain adalah bahwa setelah staf yang dikirim kembali di rumah sakit, tidak terjadi perubahan atau perbaikan sesuai dengan subyek yang di training.

Berdasarkan pengalaman ini, YIMS secara mendasar mengubah pendekatan trainingnya dimana setelah staf mengikuti suatu training, dijamin bahwa staf yang bersangkutan akan melakukan suatu perubahan ke suatu perbaikan.

Pendekatan yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Pendekatan pemberdayaan (empowerment) dimana staf tersebut secara individu atau secara kelompok melakukan perbaikan dan perubahan.
2. Training dilakukan secara in-house sehingga proses training dan hasil training dapat langsung diterapkan dan hasilnya dirasakan secara langsung.
3. Training in-house dapat mencakup lebih banyak manajer dan staf ruamh sakit dan secara signifikan mengurangi biaya untuk training.
4. Setelah training, peserta training diwajibkan untuk menyusun Plan of Action yang menggambarkan intervensi  yang akan dilakukan untuk perubahan dan peningkaytan  yang diinginkan.
5. YIMS akan melakukan monitoring dan pembimbingn ketat dari para peserta sehingga menjamin terjadi perubahan dan peningkatan.
6. Perubahan dan peningkatan yang terjadi harus bisa disinambungkan sehingga memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi rumah sakit.

Training In-House # KEU-1

Unit Cost Calculations for Better Hospitals

Apabila Rumah Sakit

• Belum memiliki standard untuk menghitung unit cost
• Mengalami kerugian karena belum melakukan perhitungan pelayanan dengan menggunakan unit cost yang wajar
• Para pelaksana pelayanan belum mengetahui cara untuk menghitung unit cost

Maka rumah sakit anda perlu melaksanakan training in-house ini

Tujuan

Staf  rumah sakit mampu menghitung unit cost satuan pelayanan di unit kerjanya.

Waktu

• Masa training 3 hari
• Intervensi termasuk monitoring dan pembimbingan 3 bulan

Peserta

Peserta adalah staf yang direncanakan untuk menghitung unit cost di unit kerjanya:

Staf unit pelayanan:

• Dokter dan perawat

Staf unit penunjang:

• Dokter dan perawat
• Analis
• Radiografer
• Teknisi IPS-RS
• Staf Bagian Keunagn
• Staf Instalasi Gizi
• Staf Instalasi Farmasi
• Staf Bagian Perencanaan
• Internal Audit - SPI

Materi Pelatihan

• Konsep produk dan produksi jasa
• Teori Lemper menghitung unit cost
• Manajemen unit-unit rumah sakit untuk penerapan unit cost
• Latihan menghitung unit cost di Instalasi Rawat Jalan dan Instalasi Rawat Inap
• Menyusun Plan of Action untuk menghitung unit cost di masing-masing unit kerja
• Pelaksanaan Plan of Action di masing-masing unit kerja.
• Monitoring oleh fasilitator YIMS
• Presentasi hasil perhitungan unit cost di masing-masing unit kerja

Pelatih

Drs. Heru Kusumanto, SKM, MM, MBA, QA

Biaya

• Rp. 33.000.000,- per paket untuk 15 orang
• Rp. 57.000.000,- per paket untuk 30 orang

Termasuk bahan training dan sertifikat internasional,

Catatan

Tidak termasuk  biaya penyelenggaraan training di rumah sakit, biaya perjalanan dan akomodasi trainer dan fasilitator ke rumah sakit.

Training In-house # HM-1

Preventive Maintenance for Better Hospitals

Apabila Rumah Sakit

• Banyak mengeluarkan dana untuk listrik, air dan telepon
• Sudah mengusahakan untuk mengurqngi biaya penggunaan listrik, air dan telepon dan ternyata tidak berhasil
• Tidak memiliki suatu preventive maintenance plan

Maka rumah sakit anda perlu melaksanakan training in-house ini

Tujuan

Staf rumah sakit dapat melakukan perubahan sistem kerja, peningkatan mutu dan efisiensi biaya anggaran pemeliharaan sarana melalui upaya preventive maintenance pelayanan listrik, air dan telepon

Waktu

• Masa pelarihan 3 hari
• Intervensi termasuk monitoring dan pembimbingan 3 bulan

Peserta

Peserta adalah staf yang direncanakan untuk melaksanakan preventive maintenance pelayanan listrik, air dan telepon:

• Teknisi IPS-RS
• Bagian Keuangan RS
• Para user terkait
• Penanggung jawab unit

Materi Pelatihan

• Manajemen preventive maintenance di rumah sakit
• Peran para pengguna pelayanan listrik, air dan telepon serta peran teknisi IPS-RS
• Proses koordinasi preventive maintenance pelayanan listrik, air, dan telepon di rumah sakit
• Diskusi kelompok tentang preventive maintenance rumah sakit
• Menyusun Plan of Action untuk melaksanakan preventive maintenance di masing-masing unit kerja
• Pelaksanaan Plan of Action di masing-masing unit kerja.
• Monitoring oleh fasilitator YIMS
• Presentasi hasil preventive maintenance di rumah sakit
• Mensinambungkan sistem preventive maintenance

Pelatih

• Ir. Torang Batubara, MARS
• Ir. Akor Tarigan, MM

Biaya

• Rp. 33.000.000,- per paket untuk 15 orang
• Rp. 57.000.000,- per paket untuk 30 orang

Termasuk bahan training dan sertifikat internasional

Catatan

Tidak termasuk  biaya penyelenggaraan training di rumah sakit, biaya perjalanan dan akomodasi trainer dan fasilitator ke rumah sakit

Hospital Information System

Dikembangkan untuk rumah sakit yang ingin meningkatkan mutu pelayanan, patient safety dan efisiensi manajemen. Sistem dikembangkan sesuai dengan kebutuhan, situasi dan kondisi rumah sakit serta dibuat users friendly.

Terdiri dari 3 modul utama:

Medical Module:

• Modul Manajemen Rawat Jalan
• Modul Manajemen Rawat Inap
• Modul Manajemen Pendaftaran Pasien (appointment)
• Modul Rekam Medik
• Modul Instalasi Farmasi
• Modul Laboratorium Klinik

Human Resources Module:

• Modul Rekruitment
• Modul Informasi Kepegawaian
• Modul Organisasi
• Modul Pengembangan
• Modul Pemberhentian
• Modul Sakit dan Asuransi
• Modul Pensiun
• Modul Payroll
• Modul Pajak

Financial Control Module:

• Invoicing
• Pembelian
• Inventory
• Cost Control
• Assets
• Banking
• General Ledger

Ke tiga modul utama terhubung secara langsung dan terintegrasi dan apabila dilakukan secara lengkap, rumah sakit dapat menjadi suatu paperless hospital.

Clinic Information System

Clinic Information System dikembangkan untuk praktek dokter bersama  atau  klinik spesialis. Jumlah modul utama juga 3 buah seperti sistem untuk rumah sakit akan tetapi modul dikurangi atau disederhanakan sesuai dengan kebutuhan, situasi dan kondisi klinik serta dibuat users friendly.

Clinical Pathways Information System

Software ini dikembangkan atas kerja sama dengan dr. Doddy Firmanda, SpA dari RSUP Fatmawati Jakarta, pakar Clinical Pathways di Indonesia.

Software ini mencakup seluruh proses clinical pathways dan terdiri dari komponen:

• Assesment klinik
• Diagnosa Utama, Diagnosa Penyerta dan Komplikasi
• Tindakan yang diambil
• Obat-obatan yang diberikan
• Nutrisi
• Pemeriksaan Penunjang
• Mobilisasi
• Hasil (outcome)
• Pendidikan/Rencana Pemulangan
• Verifikasi
• Varians

Biaya

Untuk mengimplementasi sistem infomasi Clinical Pathways, para pelaksana lebih dahulu  harus mengikuti training Clinical Pathways.

YIMS memberi jaminan bahwa sistem infomasi yang di laksanakan di rumah sakit atau klinik akan bisa dijalankan dengan baik karena pengguna memperoleh training yang memadai dan after sales service yang dapat diandalkan

Software dikembangkan dengan kerjasama dengan Mr. Charles Conrad, seorang IT Engeneer yang berpengalaman dari PT Karya Wahana Indonesia.